Bạn có thể sử dụng HelpRange để lưu trữ và chia sẻ các loại tệp: PDF, PowerPoint (.pptx, .ppt), Word (.docx, .doc), Hình ảnh (bmp, jpeg, jpg, png, svg, tiff, webp), Văn bản (rtf, txt), Bảng tính (xls(x), csv, ods, xlr).
2. Giới hạn kích thước tệp tài liệu tải lên là bao nhiêu?
Hiện tại giới hạn mặc định là 80MB. Nếu bạn muốn tải lên tài liệu lớn hơn, vui lòng liên hệ với chúng tôi.
3. Là gì các liên kết tới các tệp tài liệu?
Bạn cho phép truy cập các tệp tài liệu trong HelpRange bằng cách sử dụng các liên kết chia sẻ. Bạn có thể tạo nhiều liên kết như vậy cho một tệp tài liệu nhất định tùy thích. Mỗi liên kết như vậy có thể được dán nhãn bởi người dùng/nhóm được gán cho nó. Vì vậy, bạn có thể theo dõi chính xác ai đã mở và xem tài liệu của bạn.
4. Tài liệu theo dõi hoạt động như thế nào?
Bạn tải tài liệu của mình lên HelpRange và chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một liên kết bảo mật đến tài liệu đó, mà bạn có thể chia sẻ. Khi người dùng mở một liên kết đã cho trong trình duyệt, họ có thể xem hoặc tải về tài liệu (nếu bạn không vô hiệu hóa khả năng tải xuống & in). Nếu tài liệu được xem trong trình duyệt, chúng tôi có thể theo dõi thống kê sử dụng (bản đồ nhiệt, trang đã đọc, địa chỉ IP, trình duyệt sử dụng, và nhiều thông tin khác...) và hiển thị tất cả những thông tin đó dưới dạng thống kê phân tích trên HelpRange. Nếu bạn cho phép tải tài liệu về, chúng tôi không thể kiểm soát và theo dõi tài liệu đã tải xuống vì nó chỉ là một tệp tin.
5. Làm thế nào để chỉnh sửa tập tin tài liệu đã tải lên (ví dụ như sau khi bạn bấm nút gửi)?
Đây là siêu đơn giản: bạn chỉ cần tải lên một tài liệu có cùng tên vào cùng thư mục hoặc bạn nhấp vào biểu tượng để tải lên phiên bản cập nhật.
Bảo vệ
6. Làm thế nào HelpRange ngăn mọi người tải xuống/sao chép/in tài liệu?
Vì bạn đã tải lên tài liệu của mình trong HelpRange, chúng tôi cung cấp cho bạn nhiều quyền kiểm soát truy cập đối với tài liệu của mình. Trước hết, bạn có thể vô hiệu hóa khả năng tải xuống & in tài liệu của bạn. Bằng cách này, bạn chỉ cho phép người dùng xem tài liệu của bạn thông qua liên kết của bạn, do đó bạn không mất kiểm soát truy cập và bạn có thể sử dụng một chức năng khác của HelpRange: khả năng thu hồi quyền truy cập vào liên kết tài liệu bất kỳ lúc nào. Bạn có thể vô hiệu hóa khả năng chuyển tiếp liên kết của bạn cho người dùng khác, và nhiều lựa chọn khác nữa. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng không có phương pháp nào ngăn chặn hoàn toàn việc sao chép tài liệu của bạn. Vì vậy, chúng tôi không thể đảm bảo rằng tài liệu của bạn sẽ không bị sao chép. Ví dụ, chúng ta có thể tưởng tượng một tình huống mà tài liệu của bạn sẽ bị sao chép bằng cách chụp ảnh màn hình hiển thị tài liệu của bạn (nhưng ngay cả trong trường hợp này HelpRange vẫn cung cấp một giải pháp: Mặt nạ Ảnh Chụp Màn Hình).
7. Làm thế nào để chia sẻ tài liệu một cách an toàn với địa chỉ email cụ thể hoặc danh sách địa chỉ email (phòng dữ liệu riêng)?
Vui lòng vào tab Data Rooms. Tại đây bạn có thể thêm khách (như địa chỉ email) từ bên ngoài tổ chức của bạn. Bạn có thể dễ dàng chỉ định và kiểm soát quyền truy cập vào tài liệu cho họ. Mỗi lần bạn chỉ định tài liệu cho một khách cụ thể, HelpRange sẽ gửi một email với liên kết mà khách sẽ cần xác thực (sử dụng mật khẩu một lần được gửi đến email được chỉ định) để xem các tài liệu đã được chỉ định. Những khách này có thể là sinh viên của bạn, những người đã trả tiền cho tài liệu của bạn, v.v. Chỉ có Quản trị viên mới có thể kiểm soát quyền truy cập vào tài liệu cho khách.
8. Làm cách nào để vô hiệu hóa việc chuyển tiếp tài liệu của bạn?
Bạn có thể chia sẻ liên kết tài liệu cụ thể của mình chỉ với một người dùng duy nhất. Có hai lựa chọn, một là thiết lập Vô hiệu hóa Chuyển tiếp cho một liên kết tài liệu cụ thể. Do đó, chỉ người dùng đầu tiên mở nó mới có thể mở nó lại, bất kỳ người dùng nào khác cố gắng mở liên kết này sẽ bị chặn (bao gồm cả chủ sở hữu của tệp). Vì vậy, nếu bạn là chủ sở hữu của tệp, bạn không nên mở liên kết tài liệu được cấp, vì việc chia sẻ liên kết này với người dùng khác sẽ không hoạt động. Để vô hiệu hóa chuyển tiếp liên kết tài liệu, vui lòng truy cập Kiểm soát Truy cập cho một tệp tài liệu cụ thể và thiết lập Không cho phép chuyển tiếp cho một liên kết cụ thể. Chúng tôi vô hiệu hóa việc chuyển tiếp liên kết tài liệu dựa trên các đặc điểm thiết bị mà trên đó liên kết tài liệu được mở lần đầu tiên. Một lựa chọn khác là sử dụng tính năng Phòng Dữ liệu. Bằng cách này, bạn có thể chia sẻ tài liệu của mình chỉ với khách (địa chỉ email) bên ngoài tổ chức của bạn. Mỗi khách sẽ cần xác thực qua mật khẩu dùng một lần để truy cập tài liệu.
9. Cách thiết lập ngày hết hạn cho một tài liệu hoạt động trong HelpRange như thế nào?
Đơn giản thôi: bạn đặt ngày hết hạn cho một liên kết cụ thể của tệp tài liệu của bạn. Sau ngày hết hạn, liên kết sẽ hết hạn nên bất kỳ ai muốn truy cập tài liệu của bạn bằng liên kết này sẽ không thể làm điều đó.
10. Làm sao để tôi có thể đảm bảo rằng không ai ngoài những người trong một nhóm nhất định có thể xem tài liệu của tôi?
Không có cách nào bạn có thể chắc chắn 100%. Nhưng, chúng tôi đang cung cấp nhiều phương pháp để chỉ cho phép một nhóm người cụ thể xem tài liệu của bạn. Ngoại trừ việc tắt chức năng tải xuống & in tài liệu của bạn, bạn có thể đặt ngày hết hạn, mã bảo vệ hoặc bạn có thể chỉ cho phép người dùng có địa chỉ IP cụ thể xem tài liệu của bạn.
11. Làm thế nào để ngăn chặn nhiều người dùng truy cập vào một liên kết chia sẻ tài liệu nhất định?
Điều này đơn giản trong HelpRange. Bạn chỉ cần cài đặt - Chỉ một người dùng có thể xem cùng một lúc - cho liên kết đã cho. Nó sẽ giới hạn số lượng người dùng truy cập vào một liên kết nhất định là một.
Tạo khách hàng tiềm năng
12. Tôi có thể sử dụng HelpRange để tạo khách hàng tiềm năng (email, số điện thoại, v.v.) để tài liệu của tôi hoạt động như nam châm thu hút khách hàng không?
Vâng, bạn có thể. Bạn có thể yêu cầu thông tin về email, điện thoại của người dùng, hoặc các thông tin khác trước khi họ xem tài liệu của bạn (hỏi vào Điều Khiển Truy Cập và nhấp chọn Hiện Trang Đích). Để tùy chỉnh trang đích của bạn, vui lòng đi đến Phần Trang Đích, xây dựng trang đích của bạn và sau đó sử dụng nó bằng cách chọn mẫu trang đích trong Cài Đặt Thư Mục của bạn. Để tránh các vấn đề pháp lý, bạn có thể cung cấp hộp đồng ý HTML tùy chỉnh của riêng bạn, sẽ được sử dụng dưới hộp kiểm của chúng tôi (bạn có thể đặt mẫu của riêng bạn trong Cài Đặt của bạn, nhưng bạn cần phải là quản trị viên của đội). Hơn nữa, bạn có thể tải xuống toàn bộ danh sách các email, số điện thoại được cung cấp, v.v... dưới dạng tệp CSV cho một liên kết nhất định. Hơn nữa, bạn có thể sử dụng tên miền tùy chỉnh của riêng mình, bạn cần vào Cài Đặt Hồ Sơ và nhấp vào Đặt Tên Miền. Ngoài ra, bạn có thể đặt các yêu cầu cho thông tin người dùng được cung cấp, bạn có thể yêu cầu email công việc, bạn có thể xác minh rằng email được cung cấp thực sự thuộc về người dùng (HelpRange có thể gửi mã OTP đến người dùng để xác minh), bạn có thể yêu cầu số điện thoại và nhiều hơn nữa....
13. Tôi có thể sử dụng ngôn ngữ của riêng mình làm ngôn ngữ của trang đích không?
Vâng, bạn có thể. Bạn có thể cung cấp bản dịch cho các văn bản trong trang đích trong Cài đặt Hồ sơ. Bạn làm điều đó bằng cách cung cấp từ điển JSON như ví dụ (cho tiếng Ba Lan): {"Phone": "Telefon", "First Name": "Imię"}
Phân tích & Theo dõi
14. Làm thế nào để theo dõi ai đã mở một tài liệu nhất định?
Có ba khả năng. Đầu tiên là tạo một liên kết chuyên biệt cho người dùng/nhóm nhất định. Thứ hai là thêm tham số truy vấn vào liên kết tài liệu đã cho. Ví dụ nếu liên kết của bạn là https://www.helprange.com/view/somelinkid, thì bạn có thể thêm ví dụ tham số truy vấn ?user=someid vào nó, để chia sẻ https://www.helprange.com/view/somelinkid?user=someid. Cuối cùng là yêu cầu thông tin email, số điện thoại hoặc thông tin khác của người dùng trước khi họ xem tài liệu của bạn (hãy vào Kiểm soát Truy cập và đánh dấu Hiển thị trang đích). Để tùy chỉnh trang đích của bạn, vui lòng truy cập Landings, xây dựng trang đích của bạn và sau đó sử dụng nó bằng cách chọn Bộ mẫu trang đích trong Cài đặt của Thư mục. Hơn nữa, bạn có thể tải xuống toàn bộ danh sách email, số điện thoại, v.v. đã cung cấp dưới dạng tệp CSV cho một liên kết nhất định.
15. Tôi có thể giới hạn số lượt xem cho một liên kết tài liệu nhất định không?
Vâng, điều này rất đơn giản trong HelpRange: vào Kiểm soát Truy cập và cung cấp giới hạn lượt xem bạn yêu cầu cho liên kết đã cho.
16. Điểm tương tác là gì?
Điểm gắn kết là một ước tính sơ bộ về mức độ gắn kết của người dùng khi xem một tài liệu. Về cơ bản, nó được tính bằng tỷ lệ số trang mà người dùng đó đã xem ít nhất vài giây so với tổng số trang, nhưng tỷ lệ này được chuẩn hóa theo tổng số trang của tài liệu đó, để dễ dàng tính điểm cho từng trang đối với các tài liệu dài hơn. Giá trị tối đa là 100.
17. Bản đồ nhiệt được tạo ra như thế nào?
Bản đồ nhiệt đang được tạo ra dựa trên: chuyển động chuột, cuộn trang và nhấp chuột. Các chấm đỏ đánh dấu các lần nhấp chuột. Khu vực màu tím có nghĩa là người dùng đã dành một khoảng thời gian ở khu vực đó, màu đỏ có nghĩa là một lần nhấp chuột, màu vàng chỉ là ranh giới của màu tím, nó không có ý nghĩa nhiều, tương tự với màu xanh lá cây. Bản đồ nhiệt tổng hợp có trong trang thống kê, các bản đồ nhiệt cá nhân có trong mục Ghi âm.
Thương hiệu
18. Làm thế nào để sử dụng tên miền riêng của tôi cho các liên kết tệp?
Bạn có thể sử dụng tên miền tùy chỉnh riêng với bảo vệ giao thức SSL/TLS (Https), bạn cần vào Cài đặt Hồ sơ và nhấp vào Cài Đặt Tên Miền. Tùy chọn này chỉ hoạt động cho các tài khoản đã đăng ký.
19. Làm thế nào để nhúng tài liệu lên trang web của bạn để sử dụng tên miền riêng của bạn?
Bạn có thể sử dụng tên miền của mình bằng cách nhúng liên kết tài liệu của bạn lên trang web. Vui lòng vào phần Kiểm soát Truy cập cho tài liệu đã cho và sau đó nhấn vào nút Nhúng. Tại đây, bạn có thể sao chép/dán mã nhúng đã cho lên trang web của bạn để có URL tùy chỉnh của bạn. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng tên miền tùy chỉnh của riêng mình mà không cần nhúng trình xem lên trang web. Bạn cần vào Cài đặt Hồ sơ của mình và nhấn vào Đặt Tên miền. Tùy chọn này chỉ hoạt động cho các tài khoản đã đăng ký.
Ngăn chặn chụp màn hình
20. Làm thế nào để ngăn mọi người chụp ảnh màn hình tài liệu của tôi?
Điều này rất đơn giản trong HelpRange. Bạn chỉ cần chỉnh sửa liên kết của mình trong Kiểm soát Truy cập và bật hộp kiểm Bảo vệ Ảnh chụp màn hình hoặc Mặt nạ Ảnh chụp màn hình. Nếu bạn chọn Bảo vệ Ảnh chụp màn hình, người dùng của bạn sẽ cần cài đặt ứng dụng trên Android, iPhone hoặc iPad để xem tài liệu của bạn. Trong trường hợp Mặt nạ Ảnh chụp màn hình, bạn ngăn chặn người khác chụp ảnh tài liệu của mình, vì người dùng chỉ thấy một phần của tài liệu tại một thời điểm. Bạn có thể tùy chỉnh kích thước của mặt nạ trong Cài đặt Hồ sơ Quản trị. Bạn cũng có thể tùy chỉnh độ mờ của khu vực mặt nạ trong Cài đặt Hồ sơ Quản trị. Bạn cũng có thể thay đổi hình dạng của mặt nạ ảnh chụp màn hình từ hình chữ nhật sang hình tròn. Vui lòng vào Cài đặt Hồ sơ và bật Mặt nạ Hình tròn.
Đóng dấu chìm
21. Làm thế nào để bật hình mờ cho một tài liệu hoặc thư mục nhất định?
Điều này rất đơn giản trong HelpRange. Bạn chỉ cần chỉnh sửa liên kết của mình trong Kiểm soát Truy cập và đánh dấu vào ô Bật Watermarking. Hoặc bạn có thể thiết lập điều đó cho toàn bộ thư mục bằng cách cũng đánh dấu vào ô Bật Watermarking trong cài đặt Kiểm soát Truy cập của nó. Watermarking hiện chỉ hoạt động cho tài liệu PDF. Bạn có thể bật watermarking động. Nghĩa là watermark sẽ được tạo tự động tùy thuộc vào nhãn của liên kết đến tài liệu của bạn hoặc địa chỉ email của khách được sử dụng trong Phòng Dữ liệu của bạn (+ ngày mở tài liệu). Vì vậy, nó càng tăng cường bảo mật cho tài liệu của bạn. Bạn có thể bật watermarking động trong Cài đặt Hồ sơ của mình.
Video minh họa
Liên hệ
Trong trường hợp có bất kỳ câu hỏi hoặc nhận xét nào, hãy gửi tin nhắn tại đây.:
